0530 973 41 41 Kurumların iş ve işlemleri sonucunda oluşan belgelerin, elektronik ortamda sistemli bir şekilde önceden hazırlanmış plan ve program doğrultusunda taranması, indekslenmesi ve yeniden dijital olarak dosyalanması çalışmasıdır. Bu şeklide fiziksel belgelerinizin kopyası bilgisayar ortamında, üzerindeki veri alanları, içerikler ve sayfa düzeni ile birlikte yapısal bir biçimde tutulur.
Arşivlenecek belgeler tarayıcı (scanner) aracılığıyla taranıp fiziksel karşılıkları ile tam bir paralellik içerisinde arşivlenir. Taranmış belgeler hızlı ve etkin arama için içerisinde yer alan en önemli erişim bilgileri ile yazılıma girilir. Daha sonra bu indeks bilgileri ile istediğiniz dokümana saniyeler içerisinde ulaşabilmeniz mümkün olur. İndeks bilgisi girilmese de tüm belgelerin kelimeleri çıkarılır ve tam metin araması için veritabanında saklanır. Bu sayede kelime bazlı sorgulamalar da mümkün hale gelir.
Dokümanlarınız hiyerarşik bir klasör yapısında saklanacağı için yönetilmeleri, taşınmaları ve hasarlara karşı korunmaları kolaylaşır. Arşivleme işlemleri yapılırken eski kayıtlarınız ve yeni kayıtlarınız için farklı prosedürler takip edilebilir. Eski kayıtlarınız topluca taranıp indekslenirken yeni ve güncel kayıtlar düzenli olarak evrak defterlerine işlenir ve otomatik olarak arşivlenmiş olur. Evrak kayıt defterlerinin kurum ve birim bazında yıllık olarak düzenlenmesi ile, zimmet, dosya planı ve saklama planı gibi fonksiyonlar kolaylıkla gerçekleştirilir. Bu sayede tüm belgeleri elektronik ortamdan görebilir ve ihtiyacınız olduğunda fiziksel bilgi ve belgelere doğrudan ulaşabilirsiniz.
İşlem gördüğü tarih ne olursa olsun ihtiyaç duyulan herhangi bir belgenin kolaylıkla bulunması mümkün olur. Kurumun geçmişten bu güne faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belge birikimi kontrol altına alınır. Bu da günlük aktiviteleri olumlu yönde etkiler. İdarenin bilgi ve belge talebi personel tarafından kolaylıkla yerine getirilir. Böylece idarenin alacağı kararlar daha doğru ve isabetli olurken, hata payının minimuma indirgenmesi mümkün hale gelir. İşlemi tamamlanan belgeler ortamdan kaldırıldığından bürolarda yığılan kağıtlar ve belgelerin kaybolması söz konusu olmaz. Arşivleme, kurum ve kuruluşların verimini yükseltir, zaman ve iş kaybını engeller.
Dijital arşivleme olmazsa ihtiyaç duyulan bilgi ve belgelere kolay erişim mümkün olmaz. Geriye dönük bilgi ve belge kayıpları zaman içerisinde artar. Bu da kararların doğru ve isabetli bir şekilde alınmasını engeller. Bilgi ve belge eksikliği veya gecikmesi günlük iş ve işlemlere de aynı oranda etki eder, verimliliği azaltır, firmaların ve bireylerin hak kaybına uğramasına neden olur. Daha ileri seviyede kurumsal hafızanın ortadan kalkmasına sebebiyet verir. Belge ve dosya kayıpları işveren ve personeli gereksiz karmaşaya sevk eder, zaman ve iş kayıplarına yol açar.
- Güçlü Analiz: Servis Büro, sizi ihtiyacınız olan çözüme kavuşturmak için gerekli olan analiz ve değerlendirmeleri yapmaktadır. Size en uygun olan modeli uygun fiyatlarla sunar.
- Ayrıştırma: Klasör ve doküman ayrıştırma, zımba sökümü işlemleri hassasiyet ile yapılmaktadır. Evraklarınız tarama işlemine uygun hale getirilmektedir.
- PDF Tarama: Kaliteli tarayıcılarla istenilen çözünürlük seviyesinde evraklarınız taranmakta ve indekslemeye uygun bir seperasyon yöntemi ile sayfa ayraçları belirlenmektedir.
- İndeksleme: Klasör, dosya veya sayfa bazlı kayıt bilgileri ekibimiz tarafından indekslenip, arşiviniz kolay erişime uygun hale getirilmektedir.
- Klasör Bazlı Zimmet: Klasör bazlı zimmetle teslim alınan evraklar tekrar yerine iade edilmektedir. Bu işlemler müşteri ortamında olmakta, gerekli KVKK ve gizlilik ilkelerine azami derecede önem verilmektedir.
- Trustee sistemine otomatik aktarım: İndeksleme çalışmaları TRUSTEE de var olan Toplu Tarama ve Görüntü İşleme aracı ile yapıldığından dolayı, kurulu sistemle doğrudan bir aktarım ve doğrulama sağlanabilmektedir. Bu nedenle ayrı bir aktarım ve yükleme maliyeti ortaya çıkmamaktadır.
Trustee Servis Büro, yaptığı çalışma ve projelerde temel ilke olarak benimsediği gizlilik prosedürlerine azami derecede önem vermekte, bu prosedürlerin uygulanmasını gerçekleştirecek, destekleyecek eylemleri kendisine prensip edinmiştir. Bu kapsamda, ortamınızda yapılacak çalışmalarda verilerinizin korunması, 3. kişilerle herhangi bir bilgi paylaşımında bulunulmaması, KVKK ilkelerine uyum halinde çalışmanın yürütülmesi, Trustee servis büronun taahhüt ettiği maddeler arasındadır.
Servis Büro, Trustee ekosistemi içerisinde size tam dijital bir çalışma ortamı sunmak, sisteminizi daha verimli kullanmak, kağıt ortamından kurtulmak için güçlü analiz, uygun fiyat, gizlilik, tecrübeli proje ekibi, profesyonel ekipman temini ve memnuniyet garantisi ile dijital dönüşüm sürecinizde yol arkadaşı olmaktadır. Trustee ekosisteminde sizde kağıtsız ortama geçiş sürecinizi hızlandırabilir ve servis büro hizmetlerinden kampanya paketlerimiz kapsamında veya proje bazında faydalanabilirsiniz.
Trustee
Trustee
Trustee
Trustee
Trustee
Trustee
Trustee